„80% dintre e-mail-urile pe care le primeşti într-o zi sunt complet inutile.”
Am preluat statistica dintr-un e-mail imaginar, deci nu este demnă de încredere. Însă, ce stă ascuns în spatele acestui număr este, fără îndoială, o multitudine de scrisori electronice care îmi umplu căsuţa şi care mă întrerup constant din muncă fără să-mi fie de folos în vreun fel.
În fiecare zi primeşti de la colegi, prieteni, parteneri, clienţi, preşedinte şi astronauţi e-mail-uri care nu îți fac viaţa mai uşoară. Dimpotrivă. Iar gradul de frustrare creşte exponenţial cu fiecare e-mail primit (inclusiv cu cele relevante, pentru că ajungi la un moment dat să nu mai faci diferenţa între ele).
Având aceste lucruri în minte găsești în continuare câteva sfaturi de bun simț despre e-mail-uri, care, puse în practică, pot face cutia de inbox ceva mai agreabilă.
Cuprins articol
1. Scrie, pe cât posibil, gramatical
Fie că e-mail-ul tău este în engleză sau în română, indiferent de cât de important este mesajul tău, dacă nu foloseşti cratimă, dacă laşi autocorrect-ul să îşi facă de cap, sau dacă pur şi simplu nu te străduieşti să păstrezi o iluzie a abilităților tale gramaticale, atunci aşteaptă-te să se întâmple unul din următoarele lucruri:
- în cel mai bun caz, lumea te ignoră, iar e-mail-ul tău se pierde fără probleme în marea moartă a e-mail-urilor deschise dar niciodată citite.
- vei fi luat la mişto de întreaga populaţie a facebook-ului, pentru că promit pe aerul pe care-l respir că îţi corectez fiecare greşeală şi ţi-o pun pe facebook – ştiu eu câteva grupuri foarte acide, care abia aşteaptă să le arunci un os pe care să îl devoreze.
- cel mai bun lucru care ţi se poate întâmpla (şanse infime) e să primeşti o notificare, în privat, din partea cuiva care să te corecteze şi să te îndrume. Dar, astfel de oameni, buni la suflet, sunt prea rari.
- vei fi ascultat, iar e-mail-ul tău va fi luat în considerare. Dar asta doar pentru că ești șeful.
Dacă nu ştii cum se scrie un cuvânt, caută-l. Google e prietenul tău. Şi e şi foarte deştept. La fel şi diacritica.ro sau dexonline. Crede-mă, nu durează mult. Sau, dacă nu vrei să ieși din outlook sau gmail, pur şi simplu reformulează. Foloseşte alt cuvânt. Reajustează propoziţia. Poziţionează altfel cuvintele. Observi ce am făcut aici? Am spus acelaşi lucru de trei ori. Te-ai prins?
2. Verifică dacă trimiți către cine trebuie
E simplu. Verifică înainte să dai send dacă trimiţi cui trebuie, dacă mail-ul e corect şi dacă ai pus şi cc-urile sau bcc-urile aferente. Ah, şi nu da reply to all, dacă nu e relevant. Chiar nu.
Da! Sună stupid, dar ai fi surprins câte mail-uri se trimit către mureşean în loc de mureşan, câte mail-uri merg către nume.prenume nu prenume.nume sau către @domeniu.com, în loc de .ro, .de sau punct orice.
3. Te implor, spune ceva deştept
E incredibil de enervant când primeşti un e-mail care te întrerupe din ceea ce faci şi care, după ce ţi-ai pierdut un minut (sau mai mult, pentru cei răbdători) să îl parcurgi nu spune nimic important, nimic interesant, nimic amuzant. Dacă eşti ispitit de diavol să trimiţi un e-mail, fă-l măcar la rândul tău suficient de ispititor şi de interesant.
Sau, dacă nu e(ști) creativ, nu încerca să devii brusc. Serios! Poţi să utilizezi universala regulă KISS – keep it short and simple. Sau dacă nu ai nimic constructiv sau deștept de spus, nu face pe deșteptul.
4. Verifică documentele anexate
Ca să îți fie mai ușor, de la început, poţi compune un e-mail astfel:
- click compose.
- attach files.
- write the damn mail!
Este extrem de obositor şi semi-stupid către foarte stupid să citeşti un e-mail în care scrie: ataşat la acest e-mail veţi găsi… şi nu e nimic. În primul rând pare că ai avut emoţii sau că eşti aiurit. Ceea ce înseamnă că voi mai pierde timp atât de prețios din doza mea zilnică de social media să deschid un al doilea e-mail.
Observație: dacă e un document de dimensiuni mari, e posibil ca la tine să intre în căsuţa poştală, dar nu şi pe cealaltă parte a biţilor. Aşa că poţi oricând să utilizezi un tool precum: google drive, dropbox, etc. Nu, nu fac reclamă pentru ei, dar ideal e să pui acolo un fişier şi poate fi accesat oricând. Alegând şi drepturile pe care le poate avea destinatarul (editare, comentarii, vizualizare – smart, nu?)
5. Subiectul e-mail-ului trebuie să fie relevant. Sau amuzant, măcar.
Consideră subiectul e-mail-ului line-ul care trebuie să îți vândă conținutul unui target foarte ocupat și pe viteză. Deci „salut” e descalificat din start.
Un obicei sănătos ar fi să începi prin a preciza clientul/proiectul/subiectul și să folosești tag-uri. Să-ți dau un exemplu:
RC / Articole / E-mailing habits sau [RC][articole] e-mailing habits
Un alt avantaj este când cauți după două luni un anumit e-mail. Câte saluturi trebuie să deschizi să găsești informația de care ai nevoie?
În celălalt caz, când trebuie să fii amuzant, atunci poți începe cu un banc… sau un knock knock joke. Sau poate cu o informație direct în titlu să nu mai dau un click.
Alt exemplu:
Subiect e-mail: meeting la 2 în sala mare [EOM]*
*[EOM] = end of message, tag utilizat in lumea mail-urilor destul de des.
De ce să nu te rezumi la atât? Doar întreb.
Știu că articolul acesta s-a lungit poate prea mult și poate multe din aceste sfaturi le știai deja, așa că îți oferim un exemplu de e-mail „așa nu” pentru răbdarea ta:
Voi ce obiceiuri sănătoase sau nesănătoase ați observat când vine vorba de e-mail-uri?
Acest articol a fost scris de Corina Știrbu împreună cu Mircea Țara.
